A. Pentingnya Kontrol Manajemen Proses
Pengendalian
prosedur kontrol ini merupakan dasarnya dari management IT dan juga berguna
untuk memastikan tujuan perusahaan tercapai dengan hasil kinerja yang aktual
dibandingkan dengan standar seperti yang diinginkan di awal manajemen proses.
Dan juga kontrol manajemen proses ini membantu perusahaan mengatasi
meningkatnya ukuran dan kompleksitas organisasi dan membantu meminimalkan biaya
pengeluaran perusahaan.
Tujuan dari kontrol manajemen proses:
·
Menghubungkan perencanaan, pengorganisasian, dan
memimpin sehingga bisa saling bekerja sama untuk mencapai tujuan yang
diinginkan
· Membantu perusahaan beradaptasi dengan
perubahan lingkungan barunya
·
Membantu membatasi akumulasi kesalahan yang
dibuat selama process management berjalan
·
Membantu perusahaan mengatasi meningkatnya
ukuran dan kompleksitas organisasi perusahaannya
·
Membantu meminimalkan biaya pengeluaran
B. Langkah-Langkah Kontrol Manajemen Proses
1. Menetapkan Standar
Standar kinerja atau kontrol adalah target yang direncanakan untuk
membandingkan kinerja yang sebenarnya, dan untuk menetapkan standar kinerja
dilakukan pada titik-titik strategis. Standar kinerja yang sesuai:
· Standar Laba
· Standar Pangsa Pasar
· Standar Produktivitas
· Standar Pengembangan Staf
Dan salah satu contoh proses kontrolnya adalah mengkontrol bagaimana
caranya agar pelanggan tidak terlalu lama mengantri di bank dengan antrian
tetap tertib.
2. Mengukur Kinerja Aktual
Pengumpulan informasi dan pelaporan kinerja aktual adalah kegiatan yang
berkelanjutan sehingga mengukur kinerja aktual sebaiknya dilakukan dengan
melihat bagaimana kedepannya sehingga penyimpangan yang mungkin terjadi
terdeteksi sebelum penyimpangan tersebut terjadi dan juga untuk menghindari tindakan
yang tidak diinginkan.
Berikut cara mengukur kinerja aktual:
· Aktivitas perlu dikuantifikasi sebelum perbandingan
yang valid dapat dibuat
· Persyaratan
penting agar laporan benar-benar dapat diandalkan untuk pengukuran pencapaian aktual
· Perlu menetapkan informasi apa dan berapa banyak
informasi yang harus dikumpulkan dan diberikan kepada siapa
· Kontrol dengan pengecualian - hanya
perbedaan penting yang dilaporkan kepada manajemen puncak di organisasi besar
Contoh proses kontrolnya seperti mengendalikan pekerjaan manajer hubungan
industrial yang tidak mudah dikendalikan karena, untuk membuat standar yang
pasti itu tidak mudah.
3. Mengevaluasi Penyimpangan
Memutuskan apakah performansi sebanding dengan standar itu langkah yang
mudah tetapi penting untuk dilakukan di dalam proses kontrol. Hal tersebut
melibatkan membandingkan hasil yang sudah dikalkulasi dengan set standar yang
sudah ada.
Berikut cara mengevaluasi penyimpangan:
· Tentukan kesenjangan kinerja antara
standar kinerja dan kinerja aktual
· Penting untuk mengetahui mengapa standar hanya
cocok, dan tidak terlampaui
· Penting untuk diketahui mengapa kinerja
jauh lebih baik daripada standar
· Penting untuk memastikan bahwa perbedaan
itu asli
·
Tentukan apakah penyimpangan cukup besar untuk
membenarkan penyelidikan lebih lanjut
· Semua alasan untuk penyimpangan dan
kegiatan yang relevan harus diidentifikasi
Contoh proses kontrolnya seperti manajer mengira bahwa semuanya sudah
terkendali sehingga manajer tidak harus ikut campur dalam operasi organisasi
tersebut.
4. Mengambil Aksi Perbaikan
Tahap ini menjadi penting jika performanis menurun dari standar yang
ditentukan dan analisisnya mengindikasikan bahwa aksi perbaikan diperlukan saat
itu. Aksi perbaikan bisa melibatkan sebuah perubahan dalam satu atau lebih
aktifitas operasi organisasi.
Berikut cara mengambil aksi perbaikan:
· Tindakan korektif perlu diambil untuk
memastikan bahwa penyimpangan tidak berulang
· Jika pencapaian aktual sesuai dengan
standar, maka tidak diperlukan tindakan korektif
·
Jika pencapaian aktual tidak sesuai dengan standar,
ada tiga tindakan yang mungkin ada:
o
Tingkatkan
kinerja aktual untuk mencapai standar
o
Strategi
dapat direvisi untuk mencapai standar
o
Standar
kinerja dapat diturunkan atau dinaikkan untuk menjadikannya lebih realistis
Contoh proses kontrolnya seperti manajer cabang bank mungkin menemukan
bahwa dibutuhkan lebih banyak petugas loket yang perlu untuk mengatur standar
pelanggan harus menunggu selama lima menit lebih cepat dari biasanya.
C. Tipe-Tipe Sistem Utama yang Ada Dalam Bisnis
1. Transaksi Processing Systems (TPS)
Transaction
processing systems (TPS) adalah sistem terkomputerisasi yang menjalankan dan
menyimpan transaksi rutin sehari-hari untuk menjalankan bisnis. Sistem ini
bekerja pada level operasional. Input pada level ini adalah transaksi dan kejadian.
Proses dalam sistem ini meliputi pengurutan data, melihat data, memperbaharui
data. Sedangkan outputnya adalah laporan yang detail, daftar lengkap dan
ringkasan
2. Knowledge Work Systems (KWS)
Knowledge Work Systems
(KWS) adalah sistem informasi yang membuat dan mengintegrasikan pengetahuan
baru ke organisasi.
3. Office Automation Systems (OAS)
Office Automation
Systems (OAS) adalah sistem komputer seperti pengolah kata, e-mail, dan sistem
penjadwalan, yang didesain untuk meningkatkan produktifitas dari data workers
di organisasi. Nomor 2 dan 3 melayani knowledge level.
4. Management Information Systems
Management Information
Systems adalah sistem informasi pada management-level sebuah organisasi yang
melayani fungsifungsi perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan yang
dibuat dengan menyediakan ringkasan rutin dan laporan periodik.
5. Decision-Support Systems (DSS)
Decision-support
systems (DSS) adalah sistem informasi di management-level sebuah
organisasi yang mengkombinasikan data dan model analitis yang rumit untuk
mendukung pengambilan keputusan yang terstruktur dan semi terstruktur.
6. Executive Support Systems (ESS)
Executive support
systems (ESS) adalah sistem informasi pada strategic-level sebuah
organisasi yang dirancang untuk tujuan pengambilan keputusan yang tidak
terstruktur.
D. Empat Fungsi Bisnis
1. Sumber Daya Fisik
Membantu
memastikan bahwa kegiatan produksi sehari-hari berjalan sesuai rencana dan
kebijakan yang berlaku. Tetapi tidak hanya itu, adapun fungsi lain dari sumber
daya fisik ini, yaitu:
·
Pemeliharaan
bahan baku dan suplier (PEMBELIAN)
·
Proses
produksi (PRODUKSI)
·
Penyimpanan
bahan baku dan barang jadi (LOGISTIK)
·
Pengawasan
mutu dan pengembangan (R&I)
·
Pemeliharaan
(TEKNIK)
·
Perencanaan
kebutuhan barang jadi hingga kebutuhan bahan baku (PPIC)
Dan juga dalam fungsi produksi ini terdapat dua
jenis kontrol, yaitu:
·
Inventory
Control yang mencakup:
o
Kuantitas pemesanan ekonomis
o
Perencanaan
persyaratan material
o
Sistem tepat waktu (Just in time - JIT), ex.
Domino’s Pizza, dll
·
Quality
Control yang mencakup:
o
Tentukan
sasaran atau standar kualitas
o
Mengukur kualitas
o
Memperbaiki penyimpangan dan menyelesaikan
masalah kualitas dalam upaya menjaga biaya kualitas serendah mungkin
2. Sumber Daya Manusia
Kontrol sumber
daya manusia berada dalam lingkup manajemen sumber daya manusia dan instrument utama
yang digunakan untuk mengendalikannya adalah dengan pengukuran kinerja. Dan instrument
kontrol sumber daya manusia lainnya termasuk analisis rasio spesifik yang dapat
diterapkan sehubungan dengan pergantian tenaga kerja, presensi dan komposisi
angkatan kerja. Lalu juga terdapat fungsi lain dari sumber daya manusia, yaitu:
·
Rekruitmen
·
Pelatihan
dan penempatan
·
Kinerja
dan pengembangan
·
Renumerasi
·
Rencana
kerja dan program pensiun
3. Sumber Informasi
Sumber informasi
ini merupakan sumber yang sangat diperlukan oleh perusahaan, karena dengan Informasi
yang relevan dan didapatkan tepat waktu selama proses manajemen itu sangat
penting dalam memantau seberapa baik tujuan akan tercapai. Dan jika umpan balik
lebih cepat diterima maka, fungsi sistem kontrol organisasi tersebut semakin
efektif dan juga peluang untuk mencapai kesuksesan semakin tinggi. Tidak hanya
itu saja, dengan informasi tersebut perusahaan bisa:
· Merencanakan barang dan jasa yang
memuaskan kebutuhan konsumen
· Menentukan harga barang dan jasa
· Mempromosikan barang dan jasa
· Mendistribusikan barang dan jasa
4. Sumber Keuangan
Dalam mengelola sumber
keuangan hal yang harus dikhawatirkan pertama kali adalah bagaimana aliran
dananya ke perusahaan karena sumber keuangan diperlukan untuk memperoleh
pendanaan modal kerja, menggunakan atau mengalokasikan dana dan mengelola aset yang
dimiliki untuk mencapai tujuan utama. Tetapi tidak hanya itu, sumber keuangan
perlu dianalisis juga untuk memantau posisi keuangan umum perusahaan dan untuk
membatasi risiko kegagalan keuangan bisnis sejauh mungkin.
Terdapat 3 konsep dalam mengelola keuangan ini,
yaitu:
·
Konsep Kuantitatif
Jumlah dana yang
dibutuhkan untuk membiayai aktivitas perusahaan yang bersifat rutin
·
Konsep Kualitatif
Kelebihan
aktivitas lancar terhadap utang jangka pendek
·
Konsep Fungsional
Dana yang dimiliki
perusahaan digunakan untuk menghasilkan laba sesuai dengan usaha pokok
perusahaan.
Dan beberapa jenis rasio keuangan, yaitu:
· Liquidity Ratios
Mengukur ketersediaan uang tunai untuk membayar
hutang.
·
Activity
Ratios
Mengukur
seberapa cepat suatu perusahaan mengkonversi aset non tunai menjadi aset tunai.
· Debt Ratios
Mengukur kemampuan perusahaan untuk membayar utang
jangka panjang.
· Profitability Ratios
Mengukur penggunaan aset oleh perusahaan dan
mengendalikan pengeluarannya untuk menghasilkan tingkat pengembalian yang dapat
diterima.
· Market Ratios
Mengukur respons
investor untuk memiliki saham
perusahaan dan juga biaya penerbitan saham.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar