01. FEASIBILITY STUDY

02. STAKEHOLDER REQUEST

03. REQUIREMENTS MANAGEMENT PLAN

04. SOFTWARE REQUIREMENTS SPECIFICATION

05.SUPPLEMENTARY SPECIFICATION

BAGAIMANA IT MENDUKUNG CONTROL MANAGEMENT PROCESS DAN BAGAIMANA SISTEM INFORMASI DALAM PERUSAHAAN

A.   Pentingnya Kontrol Manajemen Proses

Pengendalian prosedur kontrol ini merupakan dasarnya dari management IT dan juga berguna untuk memastikan tujuan perusahaan tercapai dengan hasil kinerja yang aktual dibandingkan dengan standar seperti yang diinginkan di awal manajemen proses. Dan juga kontrol manajemen proses ini membantu perusahaan mengatasi meningkatnya ukuran dan kompleksitas organisasi dan membantu meminimalkan biaya pengeluaran perusahaan.

Tujuan dari kontrol manajemen proses:

·       Menghubungkan perencanaan, pengorganisasian, dan memimpin sehingga bisa saling bekerja sama untuk mencapai tujuan yang diinginkan

·       Membantu perusahaan beradaptasi dengan perubahan lingkungan barunya

·       Membantu membatasi akumulasi kesalahan yang dibuat selama process management berjalan

·       Membantu perusahaan mengatasi meningkatnya ukuran dan kompleksitas organisasi perusahaannya

·       Membantu meminimalkan biaya pengeluaran

B.   Langkah-Langkah Kontrol Manajemen Proses

          1.    Menetapkan Standar

Standar kinerja atau kontrol adalah target yang direncanakan untuk membandingkan kinerja yang sebenarnya, dan untuk menetapkan standar kinerja dilakukan pada titik-titik strategis. Standar kinerja yang sesuai:

·       Standar Laba

·       Standar Pangsa Pasar

·       Standar Produktivitas

·       Standar Pengembangan Staf

Dan salah satu contoh proses kontrolnya adalah mengkontrol bagaimana caranya agar pelanggan tidak terlalu lama mengantri di bank dengan antrian tetap tertib.

          2.    Mengukur Kinerja Aktual

Pengumpulan informasi dan pelaporan kinerja aktual adalah kegiatan yang berkelanjutan sehingga mengukur kinerja aktual sebaiknya dilakukan dengan melihat bagaimana kedepannya sehingga penyimpangan yang mungkin terjadi terdeteksi sebelum penyimpangan tersebut terjadi dan juga untuk menghindari tindakan yang tidak diinginkan.

Berikut cara mengukur kinerja aktual:

·       Aktivitas perlu dikuantifikasi sebelum perbandingan yang valid dapat dibuat

·       Persyaratan penting agar laporan benar-benar dapat diandalkan untuk pengukuran pencapaian aktual

·       Perlu menetapkan informasi apa dan berapa banyak informasi yang harus dikumpulkan dan diberikan kepada siapa

·       Kontrol dengan pengecualian - hanya perbedaan penting yang dilaporkan kepada manajemen puncak di organisasi besar

Contoh proses kontrolnya seperti mengendalikan pekerjaan manajer hubungan industrial yang tidak mudah dikendalikan karena, untuk membuat standar yang pasti itu tidak mudah.

          3.    Mengevaluasi Penyimpangan

Memutuskan apakah performansi sebanding dengan standar itu langkah yang mudah tetapi penting untuk dilakukan di dalam proses kontrol. Hal tersebut melibatkan membandingkan hasil yang sudah dikalkulasi dengan set standar yang sudah ada.

Berikut cara mengevaluasi penyimpangan:

·       Tentukan kesenjangan kinerja antara standar kinerja dan kinerja aktual

·       Penting untuk mengetahui mengapa standar hanya cocok, dan tidak terlampaui

·       Penting untuk diketahui mengapa kinerja jauh lebih baik daripada standar

·       Penting untuk memastikan bahwa perbedaan itu asli

·       Tentukan apakah penyimpangan cukup besar untuk membenarkan penyelidikan lebih lanjut

·       Semua alasan untuk penyimpangan dan kegiatan yang relevan harus diidentifikasi

Contoh proses kontrolnya seperti manajer mengira bahwa semuanya sudah terkendali sehingga manajer tidak harus ikut campur dalam operasi organisasi tersebut.

          4.    Mengambil Aksi Perbaikan

Tahap ini menjadi penting jika performanis menurun dari standar yang ditentukan dan analisisnya mengindikasikan bahwa aksi perbaikan diperlukan saat itu. Aksi perbaikan bisa melibatkan sebuah perubahan dalam satu atau lebih aktifitas operasi organisasi.

Berikut cara mengambil aksi perbaikan:

·       Tindakan korektif perlu diambil untuk memastikan bahwa penyimpangan tidak berulang

·       Jika pencapaian aktual sesuai dengan standar, maka tidak diperlukan tindakan korektif

·       Jika pencapaian aktual tidak sesuai dengan standar, ada tiga tindakan yang mungkin ada:

o   Tingkatkan kinerja aktual untuk mencapai standar

o   Strategi dapat direvisi untuk mencapai standar

o   Standar kinerja dapat diturunkan atau dinaikkan untuk menjadikannya lebih realistis

Contoh proses kontrolnya seperti manajer cabang bank mungkin menemukan bahwa dibutuhkan lebih banyak petugas loket yang perlu untuk mengatur standar pelanggan harus menunggu selama lima menit lebih cepat dari biasanya.

C.   Tipe-Tipe Sistem Utama yang Ada Dalam Bisnis

          1.    Transaksi Processing Systems (TPS)

Transaction processing systems (TPS) adalah sistem terkomputerisasi yang menjalankan dan menyimpan transaksi rutin sehari-hari untuk menjalankan bisnis. Sistem ini bekerja pada level operasional. Input pada level ini adalah transaksi dan kejadian. Proses dalam sistem ini meliputi pengurutan data, melihat data, memperbaharui data. Sedangkan outputnya adalah laporan yang detail, daftar lengkap dan ringkasan

          2.    Knowledge Work Systems (KWS)

Knowledge Work Systems (KWS) adalah sistem informasi yang membuat dan mengintegrasikan pengetahuan baru ke organisasi.

          3.    Office Automation Systems (OAS)

Office Automation Systems (OAS) adalah sistem komputer seperti pengolah kata, e-mail, dan sistem penjadwalan, yang didesain untuk meningkatkan produktifitas dari data workers di organisasi. Nomor 2 dan 3 melayani knowledge level.

          4.    Management Information Systems

Management Information Systems adalah sistem informasi pada management-level sebuah organisasi yang melayani fungsifungsi perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan yang dibuat dengan menyediakan ringkasan rutin dan laporan periodik.

          5.    Decision-Support Systems (DSS)

Decision-support systems (DSS) adalah sistem informasi di management-level sebuah organisasi yang mengkombinasikan data dan model analitis yang rumit untuk mendukung pengambilan keputusan yang terstruktur dan semi terstruktur.

          6.    Executive Support Systems (ESS)

Executive support systems (ESS) adalah sistem informasi pada strategic-level sebuah organisasi yang dirancang untuk tujuan pengambilan keputusan yang tidak terstruktur.

D.   Empat Fungsi Bisnis

          1.    Sumber Daya Fisik

Membantu memastikan bahwa kegiatan produksi sehari-hari berjalan sesuai rencana dan kebijakan yang berlaku. Tetapi tidak hanya itu, adapun fungsi lain dari sumber daya fisik ini, yaitu:

·       Pemeliharaan bahan baku dan suplier (PEMBELIAN) 

·       Proses produksi (PRODUKSI) 

·       Penyimpanan bahan baku dan barang jadi (LOGISTIK) 

·       Pengawasan mutu dan pengembangan (R&I) 

·       Pemeliharaan (TEKNIK) 

·       Perencanaan kebutuhan barang jadi hingga kebutuhan bahan baku (PPIC) 

Dan juga dalam fungsi produksi ini terdapat dua jenis kontrol, yaitu:

·       Inventory Control yang mencakup:

o   Kuantitas pemesanan ekonomis

o   Perencanaan persyaratan material

o   Sistem tepat waktu (Just in time - JIT), ex. Domino’s Pizza, dll

·       Quality Control yang mencakup:

o   Tentukan sasaran atau standar kualitas

o   Mengukur kualitas

o   Memperbaiki penyimpangan dan menyelesaikan masalah kualitas dalam upaya menjaga biaya kualitas serendah mungkin

          2.    Sumber Daya Manusia

Kontrol sumber daya manusia berada dalam lingkup manajemen sumber daya manusia dan instrument utama yang digunakan untuk mengendalikannya adalah dengan pengukuran kinerja. Dan instrument kontrol sumber daya manusia lainnya termasuk analisis rasio spesifik yang dapat diterapkan sehubungan dengan pergantian tenaga kerja, presensi dan komposisi angkatan kerja. Lalu juga terdapat fungsi lain dari sumber daya manusia, yaitu:

·       Rekruitmen

·       Pelatihan dan penempatan

·       Kinerja dan pengembangan

·       Renumerasi

·       Rencana kerja dan program pensiun

          3.    Sumber Informasi

Sumber informasi ini merupakan sumber yang sangat diperlukan oleh perusahaan, karena dengan Informasi yang relevan dan didapatkan tepat waktu selama proses manajemen itu sangat penting dalam memantau seberapa baik tujuan akan tercapai. Dan jika umpan balik lebih cepat diterima maka, fungsi sistem kontrol organisasi tersebut semakin efektif dan juga peluang untuk mencapai kesuksesan semakin tinggi. Tidak hanya itu saja, dengan informasi tersebut perusahaan bisa:

·       Merencanakan barang dan jasa yang memuaskan kebutuhan konsumen

·       Menentukan harga barang dan jasa

·       Mempromosikan barang dan jasa

·       Mendistribusikan barang dan jasa

          4.    Sumber Keuangan

Dalam mengelola sumber keuangan hal yang harus dikhawatirkan pertama kali adalah bagaimana aliran dananya ke perusahaan karena sumber keuangan diperlukan untuk memperoleh pendanaan modal kerja, menggunakan atau mengalokasikan dana dan mengelola aset yang dimiliki untuk mencapai tujuan utama. Tetapi tidak hanya itu, sumber keuangan perlu dianalisis juga untuk memantau posisi keuangan umum perusahaan dan untuk membatasi risiko kegagalan keuangan bisnis sejauh mungkin.

Terdapat 3 konsep dalam mengelola keuangan ini, yaitu:

·       Konsep Kuantitatif

Jumlah dana yang dibutuhkan untuk membiayai aktivitas perusahaan yang bersifat rutin

·       Konsep Kualitatif

Kelebihan aktivitas lancar terhadap utang jangka pendek

·       Konsep Fungsional

Dana yang dimiliki perusahaan digunakan untuk menghasilkan laba sesuai dengan usaha pokok perusahaan.

                   

                  Dan beberapa jenis rasio keuangan, yaitu:

·       Liquidity Ratios

Mengukur ketersediaan uang tunai untuk membayar hutang.

·       Activity Ratios

Mengukur seberapa cepat suatu perusahaan mengkonversi aset non tunai menjadi aset tunai.

·       Debt Ratios

Mengukur kemampuan perusahaan untuk membayar utang jangka panjang.

·       Profitability Ratios

Mengukur penggunaan aset oleh perusahaan dan mengendalikan pengeluarannya untuk menghasilkan tingkat pengembalian yang dapat diterima.

·       Market Ratios

Mengukur respons investor untuk memiliki saham perusahaan dan juga biaya penerbitan saham.

BAGAIMANA IT MENDUKUNG BISNIS

A. PENGERTIAN ENTERPRISE

Enterprise adalah sekelompok orang yang memiliki tujuan secara umum sama. Mereka memiliki sumber daya untuk mencapai tujuan. Enterprise berperan sebagai satu entitas. Pandagan tentang organisasi atau perusahaan ini sangat berbeda dengan pandangan tradisional yang berpendapat bahwa organisasi dibagi menjadi beberapa bagian berdasarkan fungsi yang mereka lakukan, sehingga suatu organisasi memiliki bagian marketing, produksi, keuangan, dan SDM yang satu sama lain terisolasi.

B. BENTUK-BENTUK ENTERPRISE

1. THE SOLE PROPRIETORSHIP

   enterprise yang biasa kita kenal dengan perusahaan perorangan adalah perusahaan yang dimiliki oleh satu orang. Pada umumnya, perusahaan perorangan ini memiliki modal yang kecil, tenaga kerja yang terbatas, dan lainnya. contoh dari perusahaan ini yaitu warung makan, warnet, dan lainnya.
   
   Kelebihan :
            - Mudah dibuat
            - Paling murah(membutuhkan modal kecil) untuk memulai bisnis
            - Tidak ada batasan hukum khusus
            - Pemilik memiliki otoritas pengambilan keputusan total
   
   Kekurangan :
            - Pemilik bertanggung jawab secara pribadi
            - Pemilik memiliki akses terbatas ke modal
            - Kurangnya kontinuitas

2. THE PARTNERSHIP

   Yaitu jenis bisnis enterprise yang memiliki hubungan antara dua orang atau lebih dengan tujuan menghasilkan laba, atau dengan kata lain bisnis yang banyak pemilik, dimana masing – masing telah berinvestasi dalam bisnis ini. Contoh dari bisnis enterprise ini yaitu firma dan CV
   
   
   Kelebihan : 

   - Mudah dibuat

   - Diversifikasi keterampilan dan kemampuan mitra

   - Peningkatan peluang untuk akumulasi modal

   - Minim formalitas dan peraturan hukum

   
   Kekurangan : 

   - Pemilik bertanggung jawab secara pribadi

   - Pemilik memiliki akses terbatas ke modal

   - Kurangnya kontinuitas 

3. THE CLOSE CORPORATION

   Yaitu jenis bisnis enterprise dimana kepemilikan sahamnya dipegang oleh beberapa individu tertentu yang biasanya terkait erat dengan bisnis tersebut. Bisnis enterprise ini tidak diperdagangkan secara publik di bursa saham manapun dan biasanya yang menjadi pemilik saham dalam perusahaan ini hanya di lingkup pemilik atau manajer dan kadang – kadang keluarganya sendiri.
   
   
   Kelebihan :

   - Kepribadian hukum yang terpisah

   - Kemudahan pembentukan relatif

   - Tanggung jawab anggota terbatas

   - Meningkatkan potensi akuisisi modal

   - Manajemen relatif sederhana

   
   Kekurangan :

   - Keanggotaan terbatas

   - Orang yang berdebat mungkin bukan anggota 

4. THE COMPANY

   Yaitu jenis bisnis enterprise yang kepemilikan sahamnya dimiliki oleh banyak orang dan memiliki modal yang besar serta sahamnya pun diperdagangkan secara publik di bursa.
   
   
   Kelebihan :

   - Tanggung jawab terbatas

   - Kemampuan untuk meningkatkan modal dalam jumlah besar

   - Pemisahan kepemilikan dan kontrol

   - kontinuitas

   - pemindahan saham

   
   Kekurangan : 

   - Peraturan hukum tingkat tinggi

   - Operasi tinggi

   
   

5. PERSEROAN TERBATAS NEGARA (PERSERO)

   Persero adalah salah satu Badan Usaha yang dikelola oleh Negara atau Daerah. tujuan didirikannya Persero yang pertama adalah mencari keuntungan dan yang kedua memberi pelayanan kepada umum
   
   Kelebihannya adalah mencari keuntungan dan yang kedua memberi pelayanan kepada umum. Modal pendiriannya berasal sebagian atau seluruhnya dari kekayaan negara yang dipisahkan berupa saham–saham.
   
   Kekurangannya adalah Tidak memperoleh fasilitas Negara dan Pegawainya berstatus sebagai pegawai swasta

6. PERUSAHAN DAERAH (PD)

   Kelebihannyanya adalah keuntungan perusahaan untuk pembangunan daerah dan kekayaan perusahaan dipisahkan dari kekayaan negara
   
   Kekurangannya adalah Pengelolaan BUMD sangat ditentukan oleh kemampuan keuangan daerah.
   
   Sejumlah besar aturan (birokrasi) dapat menghambat pengembangan BUMD.
   Pengelolaan BUMN secara ekonomis sulit untuk dipertanggungjawabkan.

7. PERUSAHAAN NEGARA UMUM (PERUM)

   Perum adalah perjan yang sudah diubah. Tujuannya tidak lagi berorientasi pelayanan tetapi sudah profit oriented. Sama seperti Perjan, perum di kelola oleh negara dengan status pegawainya sebagai Pegawai Negeri. Namun perusahaan masih merugi meskipun status Perjan diubah menjadi Perum, sehingga pemerintah terpaksa menjual sebagian saham Perum tersebut kepada publik (go public) dan statusnya diubah menjadi persero.
   
   Kelebihan
            - Seluruh keuntungan perum menjadi keuntungan Negara.
            - Menyediakan jasa-jasa bagi masyarakat.
            - Merupakan sarana untuk melaksanakan pembangunan.
   
   Kekurangan
            - Pengelolaan perum sangat ditentukan oleh kemampuan keuangan Negara.
            - Sejumlah besar aturan (birokrasi) dapat menghambat pengembangan perum.
            - Pengelolaan perum secara ekonomis sulit untuk dipertanggungjawabkan.

8. PERUSAHAAN NEGARA JAWATAN (PERJAN)

   Perjan adalah bentuk badan usaha milik negara yang seluruh modalnya dimiliki oleh pemerintah. Perjan ini berorientasi pelayanan pada masyarakat, Sehingga selalu merugi.
   
   Kelebihan perjan ialah modalnya terjamin yaitu dari negara. Tidak mencari keuntungan (profit) karena mengutamakan pelayanan pada masyarakat, sehingga perjan tidak terpengaruh.
   
   Kekurangannya adalah sebagai suatu perusahaan kurang mandiri termasuk dalam pengembangannya.

9. KOPERASI
   

   Koperasi adalah badan usaha yang berlandaskan asas-asas kekeluargaan
   
   Kelebihan
            - Prinsip pengelolaan bertujuan memupuk laba untuk kepentingan anggota. Misalnya                    koperasi pertanian mendirikan pabik pengilingan padi.
            - Anggota koperasi berperan sebagai konsumen dan produsen.
            - Dasar sukarela, orang terhimpun dalam koperasi atau masuk menjadi anggota dengan                dasar sukarela.
            - Mengutamakan kepentingan Anggota.
   
   Kekurangan
            - Keterbatasan dibidang permodalan.
            - Daya saing lemah.
            - Rendahnya kesaran berkoperasi pada anggota.
            - Kemampuan tenaga professional dalam pengelolaan koperasi.

C. DUKUNGAN IT TERHADAP TIAP-TIAP BENTUK ENTERPRISE

Dukungan IT untuk seluruh bentuk enterprise adalah mempermudah mengatur seluruh transaksi yang dilakukan oleh suatu organisasi, mempermudah hubungan antara customer dengan penjual agar customer selalu merasa diperhatikan oleh penjual yang akhirnya menjadi pelanggan setia penjual tersebut. Lalu dengan IT, database transaksi bisa digunakan untuk rencana projek yang akan dikerjakan atau yang sedang dikerjakan sebuah perusahaan. Contohnya tokopedia, perusahaan tersebut menyimpan, mengupdate, mendelete seluruh data transaksinya yang ada di database bisa dilakukan dimana saja berkat dukungan IT ini. Jadi kesimpulannya IT mempermudah hampir seluruh permasalahan yang ada dalam sebuah perusahaan khususnya dalam masalah pengolahan data.